Крупная онлайн-школа

Я разрабатываю системы для компаний. Ко мне обратилась крупная онлайн-школа с запросом автоматизации бизнес-процессов и учёта. Сложность была в том, что сотрудники работали дистанционно и офлайн. Проект рос, развивался, появились региональные представительства. Нагрузка на менеджеров увеличивалась. Приходилось думать о том, чтобы увеличивать штат  для рутинных процессов учёта и обработки информации.

Я предложил систему Финдир, которая хорошо зарекомендовала себя у заказчика и работает около 5 лет. Но в ней были нюансы.

Во-первых, система создавалась под финансовую информацию. В ней удобно считать затраты и результат каждого проекта. Одновременно отслеживалась аналитика, материалы, услуги. Это избавляло экономистов от скрупулёзных рутинных расчётов. Например, система позволяла сделать следующее. От сотрудников поступали заявки снабженцам, а те формировали в общем реестре заявки на оплату. В системе выбирали, к какому проекту относится заявка. А общий реестр заявок пополнялся счетами на оплату от снабженцев. После согласования руководства они переходили на оплату. Затем по факту оплаты поступала информация, что заявка оплачена, можете забирать.

Система работала для компании по благоустройству города, а для внедрения в онлайн-школу нужно было внести ряд доработок. А это требовало времени, ресурсов и финансов. Мы погрузились в проект. После изменений выяснилось следующее.

1. Оказалось, что с системой Финдир удобно централизовать все оплаты и согласования. Она позволяет идентифицировать, к какому проекту относится информация. В итоге это автоматизирует сбор расходной части для учёта. Всё заявки согласовываются и передаются казначейству.

2. Кроме финансов, обновлённый Финдир имеет раздел для работы со студентами. Онлайн-школа использует платформу GetCourse, где о студенте есть минимум информации. Обычно она ограничивается именем и номером телефона. Чтобы заключить договор и по факту обучения выдать диплом нужна подробная информация о студентах и сканы документов. Специально для этого в Финдир добавили возможность импортировать данные студентов из GetCourse. Проходя через электронный адрес, каждый студент получает анкету, в которой заполняет все данные и прикрепляет документы. Мы добавили в систему шаблоны договоров. Теперь на основе анкеты студента система формируют индивидуальный договор.

3. Финдир помогает настроить работу с преподавателями. У онлайн-школ есть пул учителей, спикеров, которые после вебинаров должны выставить акт выполненных работ. Это всегда вызывало сложности, вопросы, была разница в оформлении документов. Теперь с обновлённой программой менеджеру легко вносить информацию о проведённых вебинарах, которые можно группировать и формировать акты выполненных работ. А затем в виде заявки отправлять на оплату.

4. Автоматизировали работу с офлайн-мероприятиями в региональных представительствах. Мы добавили в систему возможность оповещения о мероприятиях и регистрацию участников.

5. Специально для студентов разработали приложение, где отражалась информация о мероприятии, тесты и сертификаты по прохождению. Студенты могли оставить отзыв о школе, мероприятии.

Онлайн-школа получила инструмент, который облегчает ведение рутинных дел: запись студентов, посетителей, участников, выписка сертификатов о прохождении курсов, гайды разного рода.

Онлайн-школа использует систему год. Онлайн-школы дополнительно Кроме того, школа отмечает такие результаты

  • Автоматизирован документооборот, упорядочены процессы, что дало прозрачность учёта.

  • Выросла эффективность менеджера. До внедрения системы он мог обработать например, 10 студентов, а с системой - 100.

  • Есть данные в динамике всех дел по всем городам. В режиме единого окна можно наблюдать за всем происходящим и понимать, куда они движутся. 

  • Система дала прозрачность –  стратегическое преимущество, когда у руководства есть реальная картина всей ситуации.

О деньгах и сроках

Что можно сказать по деньгам. Надо здесь ориентироваться так.

Внедрение системы для онлайн-школы стоило 500 тысяч. Сумма включала доработки под конкретные задачи. 

В эти 500 тысяч входит 3 месяца обучения всех сотрудников и отделов. Предлагаем поддержку опытного юриста.

Внедрять финансовую часть.будет опытный экономист. 

Процесс внедрения системы всегда занимает от 3 месяца до полугода. Это хороший график, но многое зависит от размера компании. Чем больше размер, тем компания сложнее меняет свои привычки.